مراحل تشکیل پرونده بیمه شرکت تازه تاسیس چگونه است؟ 

از مهمترین اقداماتی که یک شرکت تازه تاسیس باید انجام دهد امور بیمه‌ای و تشکیل پرونده بیمه شرکت تازه تاسیس است.

آگاه‌سازی کارفرمایان از قوانین و فرایندهای مرتبط با حوزه بیمه در آغاز شروع به کار شرکت‌های تازه تاسیس؛ ضروری است.

شرکت‌های تازه تاسیس باید امور بیمه را که جزو موارد قانونی مهم به شمار می‌رود رعایت کنند تا در آینده، مشکلات ناشی از آن، چشم‌انداز شرکت را متزلزل نکند.

پس از آنکه نام یک کارگاه در اداره ثبت شرکت‌ها ثبت شد، کارفرما باید کارکنان خود را بیمه کند. زمان مناسب برای انجام مراحل بیمه‌ای، حدود 15 روز بعد از ثبت شرکت است.

حتما بخوانید: حسابرسی تامین اجتماعی چیست و چرا انجام می‌شود؟ 

کارفرمایان برای تشکیل پرونده بیمه شرکت‌ تازه تاسیس باید به تفکیک شخصیت حقیقی و حقوقی برای امور بیمه‌ای اقدام کنند. برای این کار کارفرما بایدقدم‌های زیر را گام به گام طی کند:

• کارفرما ابتدا نزدیک‌ترین شعبه تامین اجتماعی به شرکت را جستجو و پیدا کند.

• پس از ورود به شعبه تامین اجتماعی به بخش واحد بازرسی شعبه مراجعه کند.

• در این قسمت فرم تشکیل پرونده مطالباتی کد کارگاهی را دریافت کند.

گرفتن کد کارگاهی اولین مرحله برای انجام امور بیمه‌ای است. پس از آنکه کارفرما کد کارگاهی دریافت کرد می‌تواند با معرفی افراد شاغل در شرکت، لیست بیمه آنها را رد کند.

مدارک لازم برای دریافت کد بیمه کارگاه 

همانطور که گفتیم کارفرما برای دریافت کد کارگاهی باید با مراجعه به یکی از شعب سازمان تامین اجتماعی فرم تشکیل پرونده مطالباتی کد کارگاهی را پر کند، پس از آن باید مدارک لازم را ارایه دهد که در ادامه به آن می‌پردازیم.

کارفرماها به دو دسته اشخاص حقوقی و حقیقی تقسیم می‌شوند که مدارک مورد نیاز برای دریافت کد کارگاهی به تفکیک هرکدام به شرح زیر است:

اشخاص حقوقی

طبق قانون و مقررات بیمه‌ای ویژه کارفرمایان کارگاه‌های تازه تاسیس که در بروشور سازمان تامین اجتماعی نوشته شده، اشخاص حقوقی اشخاصی هستند که طبق موازین قانونی در اداره ثبت شرکت‌ها و مالکیت صنعتی به ثبت رسیده یا به موجب قوانین خاص، ایجاد شده‌اند.

در خصوص اشخاص حقوقی مدارک تشخیص کارفرما به شرح ذیل است:

• نامه اعلام تاسیس شرکت
• روزنامه رسمی کشور که آگهی تاسیس در آن درج شده باشد
• اساسنامه شرکت
• تصویر سند مالکیت یا اجاره محل شرکت
• پروانه تاسیس یا بهره‌برداری
• تصویب‌ نامه قانونی درخصوص تشکیل موسسه
• سایر مدارک مرتبط با شروع فعالیت و تاسیس شرکت در صورت ضرورت (مانند اظهارنامه ثبت و موافقت اصولی)

ضمنا هرگونه تغییرات منوط به ثبت آن در اداره ثبت شرکت‌ها و مالکیت صنعتی و درج آن در روزنامه رسمی و ارائه آن است.

حتما بخوانید: حق بیمه قراردادهای پیمانکاری به چه صورت است؟ 

کارگاه‌های تازه تاسیس، پس از انجام مراحل ثبت شرکت، موظف هستند نماینده خود را برای بیمه کردن کارکنان شاغل در آن شرکت به نزدیکترین شعبه سازمان تامین اجتماعی (با توجه به محدوده عملکرد دفتر مرکزی شرکت) اعزام کنند.

سپس مدارک فوق‌الذکر را جهت تشکیل پرونده و دریافت کد کارگاه به شعبه تحویل دهند.

شعبه تامین اجتماعی پس از دریافت مدارک شرکت و انجام مراحل اداری، از محل مربوطه بازرسی به عمل خواهد آورد و در صورت احراز فعال بودن کارگاه، اقدام به صدور کد کارگاهی و اعلام آن به واحد درآمد شعبه ذیربط خواهد نمود.

پس از تایید بازرسی مبنی بر فعال بودن کارگاه، کارفرما مکلف است هر ماه لیست و حق بیمه کارگران شاغل خود را بر اساس آخرین حقوق و مزایای مشمول کسر حق بیمه پرداختی به آنان، تنظیم و به شعبه ارسال و پرداخت نماید.

کارفرما مکلف است به هنگام ارسال اولین لیست کارکنان، اصل و تصویر شناسنامه تمام کارگران شاغل در کارگاه خود را به واحد نام نویسی شعبه تحویل و پس از دریافت شماره بیمه، طی لیست‌های ماهانه آتی به هر بیمه شده یک شماره بیمه اختصاص دهد.

اشخاص حقیقی

طبق قانون و مقررات بیمه‌ای ویژه کارفرمایان کارگاه‌های تازه تاسیس که در بروشور سازمان تامین اجتماعی نوشته شده، کارفرمایان دارای شخصیت حقیقی به دو صورت شناخته می‌شوند:

1- کارفرمایان دارای اجازه کار: فردی که پروانه کسب، پروانه تاسیس یا بهره‌برداری به نام وی صادر شده باشد.

2- کارفرمایان فاقد اجازه کار: فرد یا افرادی که دارای مدارک مشروحه ذیل باشند:

• سند اجاره رسمی
• سند مالکیت اعم از رسمی، صلح حقوق و دعاوی
• آرای مراجع قضایی مبنی بر مالکیت یا اجاره کارگاه
• اجاره نامه عادی (در صورت ارایه در زمان فعالیت و تایید بازرس(
• شراکت نامه‌های عادی و محضری
• وکالت نامه بلاعزل
• گزارش بازرسی
• تاییدیه اتحادیه‌های صنفی یا مجمع امور صنفی مربوطه

حتما بخوانید: همه چیز درباره بیمه بیکاری را اینجا بخوانید

 پس از آن که کارفرما (چه حقیقی و چه حقوقی) مراحل بالا را گام به گام انجام داد، کارگاه او توسط بازرسان تامین اجتماعی شناسایی می‌شود.

این بازرسان به بررسی و تطبیق اطلاعات ارایه شده با تعداد کارگران شاغل در شرکت می‌پردازند و در صورت صحت اطلاعات پرونده کارگاه تشکیل و کد بیمه کارگاهی به شما اختصاص داده می‌شود.

نکات مهم نحوه تشکیل پرونده بیمه شرکت‌های تازه تاسیس

1- ارسال لیست کارکنان را عقب نندازید

یک کارفرما موظف است هرماه، لیست کارگران مشمول بیمه تامین اجتماعی را حداکثر تا آخرین روز ماه بعد به سازمان تامین اجتماعی ارسال کند.

تفاوتی ندارد که قرارداد کارگران چه نوع باشد، کارفرما موظف است لیست همه کارگران خود را ارسال کند.

2- مدت زمان لازم برای دریافت کد کارگاهی

شاید برای بسیاری از کارفرمایان این سوال پیش آید که چقدر طول می‌کشد که کد بیمه کارگاهی را دریافت کنند.

پس از آنکه کارفرما مدارک مورد نیاز را به سازمان تامین اجتماعی ارایه داد و مراحل ذکر شده در بالا را طی کرد، بازررسی‌های لازم از شرکت تازه تاسیس به عمل می‌آید و در نهایت حداکثر ظرف 30 روز کد کارگاهی آماده و به آدرس شرکت ارسال خواهد شد.

3- شماره بیمه کارکنان شرکت دریافت شود

برای آنکه کارکنان شرکت بتوانند از خدمات و تسهیلات و مزایای بیمه استفاده کنند باید شماره بیمه دریافت کنند.

برای این کار لازم است زمانی که اولین نام کارکنان در لیست بیمه شرکت قرار می‌گیرد، آنها با در دست داشتن اصل و تصویر شناسنامه به واحد نام نویسی شعبه مربوطه مراجعه کنند و شماره بیمه خود را دریافت کنند.

سخن آخر

در این مقاله سعی کردیم به جزییات امور بیمه‌ای که کارفرمایان برای شرکت‌های تازه تاسیس باید انجام دهند بپردازیم.

در این مقاله به مراحل مختلفی که یک کارفرما برای گرفتن کد بیمه کارگاهی باید طی کند پرداخیتم.

همچنین به طور مفصل شرح دادیم که کارفرما برای دریافت کد کارگاهی چه مدارکی را باید به سازمان تامین اجتماعی ارایه دهد. درنهایت نیز چند نکته مهم در این حوزه را توضیح دادیم.

الوبیزنس مشاوران و کارشناسان اختصاصی این حوزه را گرد هم آورده تا در این راه شما را یاری دهند.

پرسش و پاسخ